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Ausschreibungsunterlagen: Was ist das und was gibt es zu beachten?

Für jedes Gewerk muss eine eigene Ausschreibung erstellt werden. Die Leistungsverzeichnisse sorgen dafür, dass die Angebote der unterschiedlichen Bauunternehmen vergleichbar sind. Sprich: Dass leicht zu überprüfen ist, ob alle Bauunternehmen auch tatsächlich genau das angeboten haben, was angefragt war. Die Ausfertigung der Ausschreibungsunterlagen übernimmt in der Regel der Architekt.

Ausschreibungsunterlagen bestehen aus mehreren Bestandteilen:

Anschreiben
In das Anschreiben müssen die Punkte Baumaßnahme, Bauherren, Ansprechpartner und Frist für die Abgabe des Angebots aufgenommen werden.

Deckblatt
Auf diesem sollten die wichtigsten Eckdaten zum Bauvorhaben und zum Ausschreibungsverfahren aufgeführt sein;

• Name und ggf. Kontaktdaten der Bauherren
• Name und Kontaktdaten des Architekten
• Klare Bezeichnung, wer der Ansprechpartner für Rückfragen ist
• Lage des Bauvorhabens
• Bezeichnung des Gewerks, für das die Ausschreibung gilt
• Angebotsgrundlagen
• Ausführungstermin
• Abgabefrist für das Angebot
• Freifeld, in das der Bauunternehmer den Angebotspreis eintragen kann sowie einen Abschnitt, der von dem Unternehmer mit Orts- und Datumsangabe unterschrieben und mit Firmenstempel versehen werden muss

Bewerbungsbedingungen
Die Bewerbungsbedingungen legen fest, welche rechtlichen Einschränkungen im Vertragsverhältnis gelten sollen. Werden diese bereits in den Ausschreibungsunterlagen kommuniziert, kommt es später nicht oder seltener zu Verzögerungen und Diskussionen beim Vertragsabschluss. Zu den Bewerbungsbedingungen zählen unter anderem:

• Hinweis, dass die AGB (Allgemeinen Geschäftsbedingungen) des Bauunternehmens nicht gelten
• Ausschluss der Möglichkeit, die Arbeiten durch ein Subunternehmen ausführen zu lassen
• Anforderungen von Referenzen
• Anforderung von sonstigen Unterlagen/Nachweisen (Anmeldung beim Gewerbeaufsichtsamt, Nachweis der Haftpflichtversicherung, Nachweis der Berufsgenossenschaft, Freistellungserklärung)

Bietererklärung
Mit dieser sichern sich die Bauherren ab, dass der Bauunternehmen die rechtlichen und wirtschaftlichen Voraussetzungen, um die Bauleistungen erbringen zu können.

Leistungsverzeichnis
Hierbei handelt es sich um eine detaillierte Aufführung aller Arbeiten, die vom Unternehmen (bei Vertragserteilung) ausgeführt werden sollen.

Anlagen
Hier werden Unterlagen zur Verfügung gestellt, damit sich der Bauunternehmer ein Bild von der geplanten Baumaßnahme machen kann:

• Lageplan des Grundstücks
• Bauzeitplanung
• Baustellenordnung

Auswahl der Handwerksunternehmen: Wie ist hier vorzugehen?

In der Regel werden pro Gewerk mehrere Bauunternehmer angefragt. So lässt sich ein guter Überblick über die aktuellen Preise gewinnen. Zudem kann es sein, dass nicht alle angefragten Unternehmen zu dem geplanten Ausführungszeitraum noch Kapazitäten freihaben. Die Auswahl der Bauunternehmen erfolgt entweder durch die Bauherren selbst oder durch einen beauftragten Architekten oder Baubetreuer. Die Auswahl des „besten“ Angebots erfolgt anhand folgender Kriterien:

Empfehlungen/Referenzen

Bauherren sollten sich über die Bauunternehmen informieren, die sie anfragen. Hierzu können sie sich die Internetseite anschauen, Referenzen einholen und im Freundes- und Bekanntenkreis sowie der Nachbarschaft nach Erfahrungen mit diesem Bauunternehmen fragen. Auch Online-Foren und Online-Bewertungen können einbezogen werden. Hier sollte jedoch bedacht werden, dass Menschen immer eher dann eine Bewertung abgeben, wenn sie ihrem Ärger Luft machen möchten, als wenn sie mit einem Unternehmen zufrieden sind.

Am zuverlässigsten sind Empfehlungen von dem Architekten, der später die Koordination der Gewerke übernehmen wird. Denn dieser hat ein großes Eigeninteresse daran, dass die Arbeiten entsprechend den Wünschen und Vorstellungen der Bauherren ausgeführt werden. Schlechte Arbeit von Bauunternehmen, die durch den Architekten empfohlen wurden, fällt immer auch auf den Architekten zurück.

Eine weitere Möglichkeit, die Arbeit eines Bauunternehmens einzuschätzen, ist das Einholen von Referenzen. Auf einem Formblatt trägt der Bauunternehmer die Kontaktdaten von ehemaligen Kunden ein, die sich als Referenzgeber bereit erklärt haben. Natürlich wird der Bauunternehmer immer nur die Kunden aufführen, bei denen die Arbeiten gut verlaufen sind. Letztlich hängt die Qualität der Arbeit und die Art der Zusammenarbeit immer maßgeblich davon ab, welcher oder welche Mitarbeiter auf der jeweiligen Baustelle eingesetzt sind.

Auswertung der Angebote

In der Regel übernehmen Architekt oder Baubetreuer die Aufbereitung der unterschiedlichen Angebote. Nur ausnahmsweise machen dies Bauherren selbst. In beiden Fällen ist es ratsam, dass die unterschiedlichen Angebote in einer Tabelle nebeneinander gestellt werden. Dies muss für jedes Gewerk passieren und bedeutet daher einen enormen Aufwand. Doch nur so lassen sich die einzelnen Posten miteinander vergleichen, statt nur auf die Endsumme als entscheidende Größe zu nutzen.

Sollte ein Angebot deutlich günstiger sein als zwei Vergleichsangebote, so kann dies zwei Gründe haben: Es handelt sich einfach um ein gutes Angebot oder die Firma leidet unter Auftragsmangel und kämpft um jeden Auftrag. Dies ist in der Regel kein gutes Zeichen, da die Baubranche boomt. Auf jeden Fall sollte hinterfragt werden, wie dieser günstige Preis zustande kommt.

Im Anschluss an die Auswertung der schriftlichen Unterlagen und unter Umständen Gesprächen mit den angegebenen Referenzen erfolgen die sogenannten Bietergespräche. Hierbei handelt es sich im Prinzip um ein Bewerbungsgespräch. Offene Fragen aber auch Fragen zu besonders günstigen Preisen können hier geklärt werden. Zudem ist es, gerade bei den umfangreichen Gewerken, wichtig, dass Bauherr und Baufirma das Gefühl haben, gut miteinander arbeiten zu können.

Inhalte des Bauvertrages: Was wird in den Verträgen mit den Einzelunternehmen geregelt?

Der Bauvertrag sollte stets auf die konkrete Baumaßnahme zugeschnitten sein. Daher ist es nicht ratsam, einen Muster-Bauvertrag aus dem Internet herunterzuladen und einfach zu verwenden. Ein Mustervertrag wird nicht dem gerecht, was ein Bauvertrag leisten soll: Der Vertrag regelt eine Vielzahl unterschiedlicher Aspekte, die insbesondere die folgenden umfassen:

• zu erbringendes Gewerk
• Höhe der Vergütung
• Abläufe auf der Baustelle
• Fristen für die Fertigstellung (zum Teil auch Zwischenfristen für Teilfertigstellungen)
• Deklaration der zu verwendenden Baustoffe
• Einbeziehung von Bauplänen, Bau- und Leistungsbeschreibungen

Je detaillierter der Bauvertrag ist, desto weniger Raum für Diskussionen (oder gerichtliche Auseinandersetzungen) gibt es bei Problemen. Daher ist es sehr ratsam, einen Bauvertrag durch einen Fachjuristen aufsetzen oder prüfen zu lassen, statt diesen durch einen Architekten abfassen zu lassen.

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