Bevor die ersten Schritte zur Umsetzung des Bauprojekts starten, werden bei der Bauanlaufbesprechung letzte Details geklärt. Pflicht ist diese Besprechung, an der neben dem Planer, dem Bauleiter und dem Bauherrn auch der Baupartner bzw. das Bauunternehmen beteiligt sind, nicht. Allerdings macht dieser Teil der Bauvorbereitung Sinn, damit es später nicht zu Fehlern und Missverständnissen bei der Ausführung kommt.
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Zuständigkeiten klären
Die Frage „Wer macht was?“ sollte spätestens bei der Bauanlaufbesprechung abschließend geklärt werden. So wird geklärt, wer für die Freigabe von Plänen zuständig ist, wer als Ansprechpartner beim Bauunternehmen fungiert und wer die Abnahmen durchführt. Falls Sie als Bauherr einen Teil der Bauausführung in Eigenleistung durchführen, werden feste Ansprechpartner benannt, wenn es um Fragen zu dem jeweiligen Bauabschnitt geht. Spätestens zu diesem Zeitpunkt lernen sich alle am Projekt Beteiligten kennen. Eine klare Absprache über die jeweiligen Zuständigkeiten verhindert Missverständnisse, Informationsverlust und daraus möglicherweise resultierenden Baufehler.
Tipp: Idealerweise wird eine Kontaktliste erstellt, die neben Namen und Kontaktmöglichkeit auch die Zuständigkeiten aufführt, sodass alle Beteiligten sich gegenseitig erreichen können.
Offene Fragen aus dem Bauvertrag und zur Ausführungsplanung klären
Gibt es Ihrerseits Unklarheiten beim Bauvertrag, können jetzt noch offene Fragen behandelt werden. Der Bauunternehmer andererseits kann letzte offene Punkte nachfragen, zum Beispiel was die Ausführungsplanung betrifft und fehlende Details nachfordern.
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Letzte Details besprechen
Steht der Termin für die Bauanlaufbesprechung, steht der Baubeginn kurz bevor. Jetzt kann noch einmal überprüft werden, ob von Bauherrenseite alle Aufgaben erledigt sind. Dazu gehören die Beantragung von Baustrom und Bauwasser, die Einreichung der Baubeginnsanzeige und der Abschluss der erforderlichen Versicherungen für den Hausbau. Geklärt werden muss weiterhin, ob die Zufahrt vorbereitet und der Bauplatz von Altlasten oder störender Bepflanzung befreit ist. Auch letzte Fragen, die sich aus dem Bemusterungsprotokoll ergeben, sind hier richtig platziert.
Tipp: Da unter Umständen noch Nacharbeiten erforderlich sein können, um den Baubginn überhaupt zu ermöglichen, sollte zwischen Besprechung und Baubeginn ein ausreichender Zeitraum eingeplant werden.
Bauablauf besprechen
Weiterhin wird der grundsätzliche Bauablauf besprochen. Dazu gehören die Koordination der Gewerke, die zeitliche und organisatorische Einplanung von Eigenleistungen. Auch für absehbare jahreszeitliche oder durch Änderungswünsche bedingte Bauverzögerungen wird ein möglichst effizienter Umgang festgelegt.
Termine festlegen
Der Fertigstellungstermin steht als Teil des Bauvertrags bereits fest und auch ein Bauzeitenplan sollte vorhanden sein. Dennoch sind noch einige Terminfragen zu klären, zum Beispiel für die Baubesprechungen und Abnahmen. Idealerweise sollte für regelmäßige Besprechungen ein fester Rhythmus festgelegt werden, auf den sich alle Beteiligten einstellen. An diesen Besprechungen werden dann weitere Detailfragen und der jeweilige Baufortschritt besprochen.
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Formale Fragen klären
Das Besprechungsprotokoll
Im Protokoll für die Bauanlaufbesprechung stehen alle relevanten Punkte, die bei diesem Termin besprochen wurden. Darüber hinaus enthält das Protokoll folgende Punkte:
Dieser Aspekt betrifft insbesondere das Bautagebuch, aber auch die Protokolle für Besprechungen und Abnahmen. Geklärt werden die Zuständigkeiten für die jeweiligen Dokumentationen sowie die Form (digital oder auf Papier). An dieser Stelle sollten auch Fragen zu den Unterlagen gestellt werden, die der Bauherr von Planer und Bauunternehmen anfordert, wie zum Beispiel Fachunternehmererklärungen, Herstellernachweise, Abnahme- und Besprechungsprotokolle.
- Projektbezeichnung
- Datum und Ort der Besprechung
- Anwesende
- Verteiler (Wer erhält das Protokoll?)
- Besprochene Punkte inklusive Termine, Fristen und Vereinbarungen
- Ort, Datum
- Unterschrift der Anwesenden, bzw. mindestens des Protokollführers
Alle am Projekt Beteiligten (aufgeführt im Verteiler) erhalten eine Kopie des Protokolls. So lassen sich die behandelten Punkte auch später genau nachvollziehen.
Tipp: Als Bauherr sollten Sie das Protokoll der Bauanlaufbesprechung genau prüfen. Haben Sie Einwände gegen den Inhalt, sollten Sie diese zeitnah innerhalb weniger Tage nach Zusendung schriftlich vorbringen.
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