Bauunterlagen und Dokumentation

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Von der ersten Planungsidee bis zur Fertigstellung und zum Einzug ins neue Zuhause sammeln sich viele verschiedene Bauunterlagen und Dokumente an. Die meisten davon sollten Sie sorgfältig aufbewahren, um im Falle von auftretenden Mängeln am Haus oder den technischen Anlagen, aber auch für spätere Umbauten oder die erste Renovierung gut gerüstet zu sein. Auch im Falle eines Verkaufs bringt die Aufbewahrung aller Unterlagen einen Vorteil, zum Beispiel wenn es um die Wertermittlung des Hauses geht. Für verschiedene Rechnungen und Dokumente gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen und -pflichten, die Bauherrn kennen und beachten sollten.

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Bauantrag und Baugenehmigung bilden die Basis Ihres Eigenheims. Die Unterlagen müssen Sie über die gesamte Lebensdauer des Hauses aufbewahren © MQ-Illustrations, stock.adobe.com

Die Unterrichtspflicht von Planer und Bauunternehmen

Vor dem ersten Spatenstich sammeln sich bereits etliche Dokumente zusammen, viele davon sind im Bauantrag zusammengefasst. Der Antrag für die Baubehörde enthält die komplette Baugenehmigungsplanung. Der Planer ist verpflichtet, Ihnen eine komplette Ausführung des Bauantrags sowie alle weiteren Unterlagen im Zusammenhang mit der Hausplanung in Kopie zu übergeben.

Gleiches gilt übrigens für das Bauunternehmen. Im Rahmen seiner Unterrichtspflicht ist der ausführende Betrieb verpflichtet, Ihnen alle Unterlagen, die zu den öffentlich-rechtlich geforderten Bauunterlagen zählen, zu übergeben. Obwohl gesetzlich geregelt und eigentlich eine Selbstverständlichkeit, sollte diese Pflicht auch im Architekten- und Bauvertrag festgehalten werden. Dies betrifft neben unter anderem auch folgende Unterlagen:

  • Baugrundgutachten
  • Ausführungspläne und Statik
  • Lüftungskonzept
  • Fachunternehmererklärungen
  • Prüf- und Betriebsprotokolle
  • Versicherungsbestätigungen
  • Garantieurkunden und Bedienungsanleitungen für haustechnische Anlagen
Unterrichtungspflicht für Planer und Bauunternehmer im Überblick
Unterrichtungspflicht für Planer und Bauunternehmer im Überblick

Tipp: Die Übergabe sollte bei der Abnahme erfolgen. Gibt das Unternehmen die Unterlagen nicht oder nur unvollständig heraus, können Sie die Abnahme verweigern, bzw. nur unter Vorbehalt erteilen.

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Unterlagen zum energetischen Standard

Aus Umweltschutzgründen, aber auch um eine Förderung von der Kreditanstalt für Wiederaufbau zu erhalten, werden in vielen Bauverträgen hohe energetische Standards für das Wohnhaus vereinbart. Der Planer und die ausführenden Unternehmen sind dazu verpflichtet, Ihnen alle Unterlagen, mit denen Sie nachweisen können, dass Ihr Haus den vereinbarten Standard erfüllt, zu übergeben. Dazu gehören:

  • Wärmeschutznachweis (erstellt vom Planer und Teil des Bauantrags)
  • Heizlastberechnung
  • Nachweis bei Solaranlagen
  • Nachweis der Jahresarbeitszahl von Wärmepumpen
  • Nachweis des hydraulischen Abgleichs der Heizungsanlage
  • Luftdichtheitsnachweise
  • Bescheinigung über die Baubegleitung durch gelistete Sachverständige

Tipp: Diese Unterlagen benötigen Sie, um bei der KfW die Einhaltung der im Förderantrag angegebenen energetischen Maßnahmen und Standards zu belegen.

Möchten Sie den Wert Ihres Hauses ermitteln, benötigt der Sachverständige zahlreiche Unterlagen aus Ihrer Hausdokumentation © VRD, stock.adobe.com
Möchten Sie den Wert Ihres Hauses ermitteln, benötigt der Sachverständige zahlreiche Unterlagen aus Ihrer Hausdokumentation © VRD, stock.adobe.com

Wichtige Bauunterlagen für die Wertermittlung

Haben Sie alle Unterlagen des Hausbaus übersichtlich dokumentiert, bringt Ihnen das deutliche Vorteile, wenn im Verkaufsfall der Wert des Hauses ermittelt werden soll. Die Grundlage für die Wertermittlung bilden zusammen mit einer Begutachtung vorwiegend folgende Dokumente:

  • Lageplan und Bauzeichnungen
  • Flächenberechnungen
  • Grundbuchauszug
  • Eventuelle Baulasten
  • Energieausweis
  • Fotodokumentation

Nicht nur in diesem Zusammenhang sollten Sie auch alle Unterlagen zu Umbauten oder Renovierungsarbeiten, die Sie im Laufe der Zeit an Ihrem Haus vorgenommen haben, sorgfältig aufbewahren.

Die wichtigsten Unterlagen, die den Wert eines Hauses belegen können
Die wichtigsten Unterlagen, die den Wert eines Hauses belegen können

Aufbewahrungsfristen für Baudokumente

Grundsätzlich gilt für alle Unterlagen, die die Leistungen im Zusammenhang mit einer Immobilie betreffen, eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren und das unabhängig davon, ob Sie Ihr Eigenheim selbst bewohnen oder es eventuell vermietet haben. Diese Fristen gelten zum Beispiel für:

  • Handwerkerrechnungen
  • Reinigungsleistungen
  • Gartenarbeiten
  • Kaufverträge und Möbelquittungen
  • Belege für Anschaffungen für den Haushalt

Sicherheitshalber sollten diese Unterlagen jedoch für mindestens 10 Jahre ins Dokumentenarchiv wandern. Die Vorlage kann insbesondere bei Versicherungsfällen sinnvoll sein.

Die Aufbewahrungspflicht für Mängel und Mängelansprüche beträgt 5 Jahre – genauso lang wie die Gewährleistungspflicht des Bauunternehmens © MQ-Illustrations, stock.adobe.com
Die Aufbewahrungspflicht für Mängel und Mängelansprüche beträgt 5 Jahre – genauso lang wie die Gewährleistungspflicht des Bauunternehmens © MQ-Illustrations, stock.adobe.com

Reklamationsunterlagen und Dokumente über Mängel und Mängelansprüche unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren. Dies ergibt in Hinsicht auf die 5-jährige Gewährleistungsfrist des Bauunternehmens durchaus Sinn. In diesem Zusammenhang sollten auch alle Bauunterlagen mit archiviert werden, um eventuelle Ansprüche genau und lückenlos belegen zu können.

Aufbewahrungspflichten für private Bauherrn

Was viele Bauherrn vermutlich nicht wissen: Bereits seit 2007 gilt eine Aufbewahrungspflicht aller Bauunterlagen und Dokumente über die gesamte Lebensdauer eines Bauwerks hinweg. So legt die Bauordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (BauO NRW) im § 74 (5) fest:

„Die Bauherrin oder der Bauherr und die späteren Eigentümerinnen und Eigentümer haben die Baugenehmigung einschließlich der Bauvorlagen sowie bautechnische Nachweise und Bescheinigungen von Sachverständigen aufzubewahren. Diese Unterlagen sind an etwaige Rechtsnachfolger weiterzugeben.“

Hintergrund dieser Regelung, die in den Landesverordnungen festgelegt ist, ist die Tatsache, dass die räumlichen und personellen Kapazitäten der Bauämter längst nicht mehr ausreichen, um alle Bauanträge und Bauunterlagen über viele Jahre zu archivieren. Deshalb wurde diese Verpflichtung an den Bauherrn, bzw. Eigentümer übertragen. Gleichzeitig sind die Baubehörden dennoch verpflichtet, die Unterlagen mindestens in elektronischer Form ebenfalls zu archivieren.

Beachten Sie die geltenden Aufbewahrungsfristen für Bauunterlagen
Beachten Sie die geltenden Aufbewahrungsfristen für Bauunterlagen
Unterlagen nach der Fertigstellung des Hauses

Für die Planung und Fertigstellung eines Hauses sind eine Vielzahl von Bauunterlagen erforderlich. Dies beginnt mit den Bauzeichnungen und allen… weiterlesen

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